Comment choisir un nom de domaine pour son entreprise
Nom court, extension .fr ou .com, mot-clé ou marque, vérifications avant de réserver : les critères pour bien choisir le nom de domaine de votre entreprise.
Un devis envoyé depuis une adresse de messagerie gratuite, c'est un détail… qui peut faire douter un client. Une adresse e-mail professionnelle, à votre nom de domaine, renforce votre crédibilité et vous rend indépendant de votre fournisseur de messagerie. Voici comment en créer une, combien cela coûte, et les réglages indispensables pour que vos messages n'arrivent pas en spam.
Qu'est-ce qu'une adresse e-mail professionnelle ?
C'est une adresse qui utilise le nom de domaine de votre entreprise, par exemple contact ou prenom suivi de @votre-entreprise.fr, au lieu de celui d'un fournisseur de messagerie gratuite. Elle repose sur deux éléments distincts : votre nom de domaine, que vous louez à l'année, et un service de messagerie, qui stocke et envoie vos e-mails.
Ces deux éléments peuvent venir de prestataires différents. C'est un avantage : si vous changez de messagerie un jour, votre adresse reste la même, puisqu'elle dépend de votre nom de domaine.
Pourquoi utiliser une adresse professionnelle ?
- La crédibilité : une adresse à votre nom montre une entreprise établie, avec son propre site.
- La cohérence : le même nom sur votre site, vos devis, vos cartes de visite et vos e-mails.
- L'indépendance : vous ne dépendez pas d'un compte personnel ; si un salarié part, l'adresse reste à l'entreprise.
- L'organisation : plusieurs adresses selon les usages (contact, devis, facturation), qui peuvent arriver dans une même boîte.
Les solutions pour créer une adresse professionnelle
La messagerie de votre hébergeur ou registraire
Beaucoup d'offres d'hébergement ou de nom de domaine incluent des boîtes e-mail. C'est la solution la plus simple pour démarrer, avec des fonctionnalités de base : webmail, lecture sur téléphone et sur un logiciel de messagerie.
Les suites bureautiques en ligne
Google Workspace ou Microsoft 365 proposent une messagerie professionnelle avec votre nom de domaine, accompagnée d'un agenda, d'un espace de stockage et d'outils collaboratifs. Elles sont facturées par utilisateur et par mois. Elles conviennent bien si vous travaillez à plusieurs ou si vous utilisez déjà ces outils.
Les messageries spécialisées
Des services dédiés à la messagerie, parfois orientés vers la confidentialité, permettent aussi d'utiliser votre nom de domaine.
Quel que soit votre choix, vérifiez trois points : la taille de la boîte, le nombre d'adresses ou d'alias inclus, et la possibilité de récupérer vos messages si vous changez de service.
Créer son adresse étape par étape
- Réservez votre nom de domaine, à votre nom. Si ce n'est pas fait, notre guide pour choisir un nom de domaine vous aide.
- Choisissez votre service de messagerie parmi les solutions ci-dessus.
- Reliez le domaine à la messagerie : le service vous indique des enregistrements DNS à ajouter, notamment les enregistrements MX qui indiquent où livrer vos e-mails.
- Créez vos adresses et, si besoin, des alias : une adresse supplémentaire qui arrive dans une boîte existante.
- Configurez vos appareils : téléphone, ordinateur, webmail.
- Ajoutez les réglages anti-spam décrits ci-dessous.
Éviter que vos e-mails arrivent en spam
Les grandes messageries vérifient que les e-mails envoyés au nom de votre domaine sont légitimes. Trois réglages, ajoutés dans la zone DNS de votre nom de domaine, sont indispensables :
- SPF : la liste des serveurs autorisés à envoyer des e-mails pour votre domaine.
- DKIM : une signature qui prouve que le message n'a pas été modifié et provient bien de votre domaine.
- DMARC : la règle qui indique quoi faire des messages qui échouent aux deux contrôles précédents.
Sans eux, vos devis risquent de finir en courrier indésirable chez vos clients, et un tiers pourrait plus facilement envoyer des e-mails en se faisant passer pour vous. Votre service de messagerie fournit les valeurs à saisir.
Pensez aussi aux e-mails envoyés par votre site, comme les messages de votre formulaire de contact : le serveur qui les envoie doit être autorisé dans votre SPF.
Adresse e-mail et site internet : ce qu'il faut savoir
Votre site et votre messagerie sont reliés au même nom de domaine, mais ce sont deux services indépendants. Vous pouvez refaire votre site sans toucher à vos e-mails, et inversement, à condition de ne pas modifier par erreur les enregistrements MX lors d'un changement d'hébergeur. C'est un point que nous vérifions systématiquement lors d'une refonte de site.
Enfin, évitez d'afficher votre adresse en clair sur votre site : les robots collectent les adresses publiées pour envoyer du spam. Un formulaire de contact, ou une adresse affichée de façon protégée, limite ce risque.
Organiser ses adresses selon les usages
Une petite entreprise n'a pas besoin de nombreuses boîtes, mais quelques adresses bien pensées facilitent le travail :
- une adresse générique, comme contact, pour le site et les demandes entrantes ;
- une adresse nominative par personne, pour les échanges suivis avec les clients ;
- des alias pour les usages spécifiques (facturation, devis, recrutement), qui arrivent dans une boîte existante sans coût supplémentaire chez la plupart des services.
Les alias permettent aussi de trier facilement les messages et de transmettre un sujet à un collaborateur sans changer d'adresse. Pensez enfin à une signature cohérente : nom, fonction, téléphone et lien vers votre site.
Sécuriser sa messagerie
La messagerie est souvent la porte d'entrée de tous vos comptes : une adresse piratée permet de réinitialiser d'autres mots de passe. Activez la double authentification, utilisez un mot de passe unique, et méfiez-vous des messages qui demandent de saisir vos identifiants. Vérifiez aussi qui a accès aux réglages de votre nom de domaine : c'est là que se configure votre messagerie.
Changer de messagerie sans perdre ses e-mails
Si vous passez d'une messagerie à une autre, par exemple de l'offre incluse chez votre hébergeur à une suite bureautique, l'opération se prépare. Créez d'abord les boîtes chez le nouveau service, transférez les anciens messages avec l'outil d'importation qu'il propose, puis modifiez les enregistrements MX de votre domaine au moment choisi. Pendant quelques heures, certains messages peuvent encore arriver sur l'ancienne boîte : gardez-la active quelques jours. Mettez enfin à jour les réglages SPF et DKIM pour le nouveau service.
Questions fréquentes
Peut-on avoir une adresse professionnelle gratuite ?
Certaines offres de nom de domaine ou d'hébergement incluent des boîtes e-mail sans surcoût. Il faut en revanche toujours un nom de domaine, qui se loue à l'année.
Puis-je garder mon adresse si je change de prestataire ?
Oui, tant que vous restez titulaire de votre nom de domaine : il suffit de relier le domaine au nouveau service de messagerie et de transférer vos anciens messages.
Pourquoi mes e-mails arrivent-ils en spam ?
Le plus souvent, les réglages SPF, DKIM ou DMARC sont absents ou incomplets. Le contenu du message et la réputation du serveur d'envoi jouent aussi.
Vaut-il mieux une adresse contact@ ou prenom@ ?
Les deux sont complémentaires : une adresse générique pour le site et les demandes entrantes, une adresse nominative pour les échanges personnels avec vos clients.
Faut-il une adresse e-mail différente pour chaque salarié ?
C'est préférable pour les échanges suivis avec les clients : chacun gère ses messages et l'entreprise garde l'accès aux boîtes en cas de départ. Pour les demandes générales, une adresse commune partagée ou un alias suffit.
À retenir
- Une adresse professionnelle utilise votre nom de domaine et renforce votre crédibilité.
- Elle repose sur un nom de domaine et un service de messagerie, qui peuvent être indépendants.
- Les réglages SPF, DKIM et DMARC sont indispensables pour éviter le spam.
Lors de la création de votre site, nous configurons le nom de domaine pour qu'il serve à la fois au site et à votre messagerie. Consultez nos tarifs et notre article sur le coût d'un site internet par mois.